Rein technisch gesehen geht bei der Überwachung von Firmenfahrzeugen fast alles. Und vieles davon ist rechtlich erlaubt. Aber es gibt auch Grenzen. Lesen Sie, wo die roten Linien verlaufen.
Unterschiedliche Fahrzeugarten
Unternehmen setzen Fahrzeuge ganz unterschiedlicher Art ein. Das reicht von Kundendienstfahrzeugen über Transportfahrzeuge bis hin zu „Vertreterfahrzeugen“ für Außendienstmitarbeiter. Ortungssysteme, die GPS verwenden, lassen sich im Prinzip bei allen Arten von Fahrzeugen einbauen. Trotzdem macht es rechtlich gesehen einen Unterschied, um welche Art von Fahrzeugen es geht. Beispiel: Der Schutz gegen den Diebstahl von Ladung kann bei Transportfahrzeugen sehr wichtig sein. Bei einem Vertreterfahrzeug spielt er dagegen normalerweise keine Rolle.
Erforderlichkeit als Schlüsselbegriff
Solche Überlegungen führen zum entscheidenden Punkt: Für den Einsatz von Ortungssystemen ist eine Begründung notwendig. Die Art und Weise, wie das System eingesetzt wird, muss erforderlich sein. „Einfach so“ dürfen Unternehmen ihre Fahrzeuge nicht mit Ortungssystemen ausstatten.
Speicherung oder nicht?
Es macht auch einen gewaltigen Unterschied, ob die Ortungsdaten gespeichert werden oder nicht. Werden sie gespeichert, stellt sich die Frage, wozu das geschieht. Es muss also feststehen, was der Zweck der Speicherung ist. Dabei muss es um einen Zweck gehen, der rechtlich akzeptabel ist. Und die Speicherung muss für diesen Zweck erforderlich sein.
Kontrolle des Verhaltens – ein heikler Punkt
Schnell heikel wird es dann, wenn gespeicherte Ortungsdaten es erlauben, das Verhalten des Fahrers zu kontrollieren. Konkretes Beispiel: Ein Fahrzeug transportiert sehr wertvolle Maschinen. Verständlich, dass das Unternehmen stets wissen will, wo sich das Fahrzeug gerade befindet. Das heißt aber auch, dass jede Toilettenpause des Fahrers registriert wird. Dann stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber ihm vielleicht vorhalten darf, dass er zu viele solche Pausen macht. Denkbar wäre dann zum Beispiel, dass der Arbeitgeber auf derartige Vorhaltungen von vornherein ausdrücklich verzichtet.
Entscheidende Details
Das alles ist im Prinzip nicht neu und hat sich auch durch die Datenschutz-Grundverordnung nicht geändert. Der Teufel steckt jedoch wie so oft im Detail. Über das Grundsätzliche ist man sich schnell einig. Wenn es um die Einzelheiten geht, kann das durchaus anders aussehen. Es wundert deshalb nicht, dass sich sowohl die Gerichte als auch die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz schon öfter mit dem Thema befasst haben. Dabei ergeben sich interessante Aufschlüsse.
Beispiel: Daten für ein Fahrtenbuch
Sehr kritisch gehen Aufsichtsbehörden für den Datenschutz mit dem Argument um, Ortungsdaten müssten gespeichert werden, um ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen. Sie halten dieses Argument für zu pauschal. Sie haben bei Finanzämtern und Straßenverkehrsbehörden nachgefragt, welche Daten diese Ämter für ein Fahrtenbuch fordern. Üblicherweise reichen danach folgende Angaben aus: Datum, Start- und Endpunkt der Fahrt, gefahrene Kilometer, Kilometerstand, Fahrtzweck. Damit sind jedenfalls für den Zweck „Fahrtenbuch“ nur diese Daten erforderlich, andere Daten dagegen nicht.
Beispiel: Daten für die Fahrzeugdisposition
Deutlich offener sind die Aufsichtsbehörden für das Argument, Ortungsdaten seien für die Fahrzeugdisposition notwendig. Klassisches Beispiel: Bei einem Stau muss eine Spedition ihren Kunden darüber informieren können, wie stark sich die Ankunft verzögert. Anders wären beispielsweise Just-in-Time-Anlieferungen für Produktionsbetriebe nicht sinnvoll möglich. Eine längere Speicherung der Ortungsdaten ist für diesen Zweck allerdings im Normalfall nicht erforderlich.
Beispiel: Streit um die pünktliche Anlieferung
Gerade dieses Beispiel zeigt aber, wie genau man hinsehen muss. Wenn der Kunde einer Spedition eine verspätete Lieferung reklamiert, muss die Spedition natürlich nachvollziehen können, ob der Kunde Recht hat. Das geht nicht, ohne die Ankunftsdaten der Lieferung zumindest so lange zu speichern, wie eine Reklamation möglich ist.
Beispiel: Bezahlung nach der Einsatzzeit
Manchmal müssen Kunden den Einsatz von Fahrzeugen nach Zeit bezahlen. Das ist zum Beispiel für Kranfahrzeuge üblich, aber auch für sonstige Spezialfahrzeuge. Eine ordnungsgemäße Abrechnung ist dann nur möglich, wenn die dafür notwendigen Daten gespeichert sind. Sobald die Abrechnung einvernehmlich abgeschlossen ist, entfällt aber die Erforderlichkeit der Speicherung. Dann sind die Daten zu löschen.
Miteinander reden – Argumente austauschen!
Die verschiedenen Beispiele zeigen vor allem eines: Ein pauschales Vorgehen ist nicht möglich. Wenn es unterschiedliche Meinungen zum Thema „Erforderlichkeit“ gibt, sollte man deshalb im Unternehmen miteinander sprechen und die Argumente austauschen.