Gratuliert man freundlich, schaut so manches „Geburtstagskind“ eher süß-sauer als begeistert. Lässt man es bleiben, kann die Verstimmung genauso groß sein. Eine gute Geburtstagsliste hilft weiter. Natürlich muss sie datenschutzkonform sein. Was ist dabei zu beachten?
Personenbezug offensichtlich
Sie liegen in der Schublade des Chefsekretariats oder hängen in der Teeküche innen im Schrank. Manchmal findet man sie auch an einem Schwarzen Brett oder im Intranet. Gemeint sind Listen mit Geburtstagen. Dass es dabei immer um personenbezogene Daten geht, liegt auf der Hand. Damit kommt der Datenschutz ins Spiel. Aber was sind die Spielregeln?
Unmittelbare Vorgesetzte und Geschäftsleitung
Jedenfalls bei einem runden Geburtstag erwarten fast alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dass der unmittelbare Vorgesetzte gratuliert. Alles andere würde als unhöflich empfunden. Vielfach wünscht bei einem solchen besonderen Anlass sogar die Geschäftsleitung (Geschäftsführer, Vorstand) alles Gute.
Erfasste Personen
Unmittelbare Vorgesetzte und Geschäftsleitung brauchen dafür die nötigen Angaben. Was „nötig“ ist, unterscheidet sich bei beiden. Bei der Geschäftsleitung geht es nicht ohne eine Liste aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens. Unmittelbare Vorgesetzte benötigen dagegen lediglich eine Liste der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihnen zugeordnet sind.
Konkreter Inhalt der Liste
Dass solche Listen Vornamen und Nachnamen enthalten müssen, liegt auf der Hand. Der genaue Geburtstag, bestehend aus Tag, Monat und Jahr, gehört selbstverständlich ebenfalls dazu. Aber auch eine Rubrik „Geschlecht“ erscheint jedenfalls bei der Geschäftsleitung gerechtfertigt. Denn sie gratuliert meist schriftlich. Und aus dem Vornamen ergibt sich das Geschlecht oft genug nicht eindeutig.
„Für das Arbeitsverhältnis erforderlich“
Rechtlich gesehen sind Geburtstagslisten für Geschäftsleitung und unmittelbare Vorgesetzte zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich. Damit ist ein gesetzliches Kriterium erfüllt, das den Umgang mit solchen Listen erlaubt. Auf eine Einwilligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommt es nicht an.
Fälle notwendiger Einwilligung
Anders sieht es aus, wenn Geburtstagslisten sonstigen Personen zur Verfügung stehen sollen. Das können Kolleginnen und Kollegen sein (etwa im selben Team), aber auch Kunden. Letzteres kommt vor allem in stark vertriebsorientierten Unternehmen vor. In solchen Geburtstagslisten dürfen nur Personen stehen, die darin eingewilligt haben.
Freiwilligkeit der Einwilligung
Natürlich muss eine Einwilligung stets freiwillig erfolgen. Das ist sicher nicht der Fall, wenn man dem neuen Azubi schon am ersten Tag die Angaben zu seinem Geburtstag geradezu abnötigt. Der nur scheinbar freundliche Hinweis „Wir stehen da alle drin, das gehört bei uns dazu!“ macht es nur schlimmer, nicht besser.
Mögliche technische Lösung
Eine technische Lösung könnte so aussehen: Im Intranet steht eine Mini-Datenbank „Geburtstagsliste“. Wer möchte, trägt sich dort mit seinen Geburtstagsdaten ein. Selbst gesetzte „Haken“ erlauben den Zugriff nur für das eigene Team, die Abteilung, alle im Unternehmen oder auch für Lieferanten und Kunden.