Digitalisierung der Gehaltsabrechnung – Versand per E-Mail

In Zeiten von Home-Office und fortschreitender Digitalisierung von bisher papierorientierten Prozessen, stößt man schnell auf das teure Kuvertieren und Versenden von Lohnabrechnungen in gedruckter Form per Post an die Privatadresse der Beschäftigten.

Wie Sie wahrscheinlich bereits vermuten, ist ein datenschutzkonformer E-Mailversand von Lohnabrechnungen aber nicht ohne weiteres möglich.

Eine Lohnabrechnung enthält besonders schützenswerte Daten, wie das Gehalt, die Religionszugehörigkeit und die Sozialversicherungsnummer. Sie gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 der DSGVO.  Deshalb ist das Einhalten datenschutzrechtlicher Bestimmungen höchstes Gebot. Nicht schon zuletzt aufgrund drohender Geldbußen, die bei einem Verstoß gegen Art. 9 mit einer Geldstrafe von bis zu 20 Millionen Euro oder im Falle eines Unternehmens mit zu 4 Prozent seines weltweit erzielten Jahresumsatzes geahndet werden können.

Von der einfachsten Möglichkeit, dem Versenden per E-Mail als Dateianhang, rate ich jedenfalls ab. Die Gefahren einer, zudem oft unverschlüsselt versandten E-Mail, liegen schon bei der Versendung selbst. Kleinere Rechtsschreibfehler in der E-Mail-Adresse und der falsche Empfänger erhält eine fremde Gehaltsabrechnung; bedingt durch die Outlook-Autovervollständigung vielleicht sogar eine firmenfremde Person.

Es gibt aber verschiedene Möglichkeiten, den Versand datenschutzkonform und sicher zu gestalten.

Grundsätzlich laufen alle Verfahren im Prinzip draufhinaus, dass sichergestellt sein muss, dass nur der berechtigte Empfänger die Mail erhält und sie auf dem Weg dorthin nicht von Dritten (beabsichtigt oder auch unbeabsichtigt) eingesehen werden kann. Ist dies sichergestellt, endet die Verantwortung des Arbeitgebers.

Drei Alternativen möchte ich hier kurz vorstellen.

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